3 de março de 2021

Você deve emitir cartões de crédito da empresa?

Algumas empresas emitem cartões de crédito da empresa para os funcionários usarem para despesas comerciais legítimas. Em geral, os cartões de crédito corporativos são mais problemáticos do que valem a pena. No entanto, existem prós e contras.

Dependendo das circunstâncias particulares, os cartões de crédito da empresa emissora podem ser justificados. Considere estes dois cenários:

Os encargos devem ser atribuídos a contas específicas
Se os encargos precisarem ser atribuídos a contas específicas, os cartões de crédito da empresa podem ser problemáticos. Considere uma situação em que a empresa pode frequentemente repassar cobranças no cartão de crédito da empresa para os clientes. O funcionário precisará indicar qual cobrança alocar para qual cliente.

Existem várias maneiras de fazer isso, mas, em nossa experiência, fazer com que os funcionários forneçam essas informações em tempo hábil pode ser um desafio. Os funcionários têm outras prioridades, e receber relatórios de despesas dentro do prazo geralmente não está no topo da lista. A contabilidade se preocupa com os relatórios de despesas, mas o chefe do funcionário não.

Isso deixa a contabilidade na posição incômoda de ter que perseguir os funcionários para obter as informações de que precisa, custando tempo e dinheiro à empresa. Claro, você pode recorrer a medidas draconianas. No entanto, demitir um bom funcionário por não entregar relatórios de despesas a tempo não contribui muito para a construção de uma cultura positiva no local de trabalho.

Uma maneira muito mais eficaz de lidar com o problema é exigir que os funcionários usem seus próprios cartões de crédito para as despesas da empresa. Os funcionários então entregam relatórios de despesas para receber o reembolso. Isso fornece o incentivo necessário para enviar relatórios de despesas em tempo hábil. Quando isso acontece e a empresa reembolsa rapidamente, o funcionário receberá o dinheiro antes do vencimento da fatura do cartão de crédito.

Os encargos não precisam ser atribuídos a contas específicas
Em alguns casos, todas as cobranças podem ser atribuídas à mesma conta. Não há necessidade de o funcionário comunicar quais cobranças vão para onde. Em tais situações, os cartões de crédito da empresa são menos problemáticos. No entanto, em nossa experiência, ainda pode haver problemas com funcionários cobrando coisas de forma inadequada.

Quando confrontados com uma cobrança inadequada, os funcionários invariavelmente dirão que a cobrança foi um erro. Talvez tenha sido. Menos “erros” acontecem quando os funcionários são obrigados a usar seus próprios cartões e enviar relatórios de despesas para reembolso.

Em última análise, o risco de “erros” deve ser ponderado em relação ao custo de lidar com relatórios de despesas. Uma empresa pode muito bem decidir que seus funcionários são confiáveis ​​e que o custo dos relatórios de despesas (preenchimento e processamento) excede em muito o risco de “erros”. Nessas circunstâncias, os cartões de crédito da empresa podem ser garantidos.

Mas, na maioria das vezes, os cartões de crédito emitidos pela empresa não valem a pena. Pese cuidadosamente os custos e benefícios antes de decidir dar cartões de crédito da empresa aos funcionários.


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